Wenn neue Mitarbeitende in den ersten Wochen kündigen, liegt es oft an fehlenden Informationen. Erfahren Sie, welche Daten wann verfügbar sein müssen – von Preboarding bis Woche 4.
Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, die Vorfreude groß. Doch am ersten Arbeitstag fehlt der Laptop-Zugang, der Buddy ist im Urlaub und die Personalabteilung muss zum dritten Mal nach der Steuer-ID fragen.
Ein solches Informationschaos ist nicht nur unprofessionell, es ist riskant: Fast ein Drittel der Neueinstellungen kündigt innerhalb der ersten zwei Jahre, oft weil die Integration in den Arbeitsalltag mangelhaft war. Wenn HR, IT und Führungskräfte in Datensilos arbeiten, spürt das der neue Mitarbeitende am stärksten.
In diesem Beitrag zeigen wir, welche Daten in welcher Phase des Onboardings zwingend vorliegen müssen, um Frust zu vermeiden, und wie Sie den Prozess strukturiert digitalisieren.
Der größte Fehler im Onboarding ist nicht fehlende Freundlichkeit, sondern asynchrone Kommunikation. Die Daten liegen oft verstreut: Die IT nutzt ein Ticket-System, HR pflegt eine Excel-Tabelle und die Führungskraft verlässt sich auf ihr E-Mail-Postfach.
Wenn keine “Single Source of Truth” existiert, passieren drei Dinge:
Ein erfolgreiches Onboarding ist deshalb immer auch ein gut orchestrierter Daten-Workflow.
Das Preboarding umfasst die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag. Hier geht es darum, Sicherheit zu vermitteln und administrative Hürden aus dem Weg zu räumen, bevor der Stress des ersten Tages beginnt.
In dieser Phase müssen folgende Informationen an den Mitarbeitenden fließen:
Gleichzeitig muss HR in dieser Phase folgende Daten vom Mitarbeitenden einholen:
Wenn HR diese Daten über eine Softwarelösung wie Personalrampe strukturiert einsammelt, fließen sie direkt und fehlerfrei in die digitale Personalakte.
Der erste Arbeitstag sollte der Kultur und dem Kennenlernen gewidmet sein, nicht dem Ausfüllen von Formularen. Damit das gelingt, müssen bestimmte Daten und Freigaben bereits im Hintergrund orchestriert worden sein.
Für einen reibungslosen Start müssen folgende Punkte geklärt sein:
Das Geheimnis hier: Die Führungskraft darf nicht am Morgen des ersten Tages überlegen müssen, was der neue Kollege tun soll. Der Kontext muss automatisiert vorliegen.
Ein gutes Onboarding füttert die digitale Personalakte fast von alleine – sofern der Prozess digitalisiert ist. Bis zum Ende der ersten Woche sollten folgende Dokumente revisionssicher hinterlegt sein:
Wenn Sie eine HR-Software nutzen, werden diese Dokumente nicht mehr händisch hin- und hergeschickt, sondern über digitale Workflows und E-Signaturen abgewickelt.
Eine moderne HR-Software löst das Informationsproblem durch Automatisierung. Sobald der Status eines Bewerbers auf “Eingestellt” wechselt, wird ein Workflow ausgelöst:
So entsteht eine “Single Source of Truth”. Alle Beteiligten arbeiten an demselben digitalen Datensatz, und HR wechselt von der Rolle des “Daten-Jägers” zur strategischen Begleitung.
Ein Onboarding ohne Informationschaos ist kein Zufall, sondern das Ergebnis strukturierter Datenprozesse. Wer es schafft, die administrativen Daten frühzeitig (im Preboarding) zu klären und Führungskräften den nötigen Kontext automatisiert bereitzustellen, verhindert Frühfluktuation und sorgt für eine schnelle Leistungsfähigkeit neuer Talente.
Verabschieden Sie sich von Checklisten in Word-Dokumenten und nutzen Sie die digitale Personalakte als Motor für ein reibungsloses Onboarding.
Preboarding ist die Phase zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag. Es dient der Vorbereitung und Bindung. Das Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag und fokussiert sich auf die fachliche und kulturelle Einarbeitung.
Wichtig sind vor allem der Ablauf des ersten Tages, organisatorische Details (wie Kleiderordnung oder Parkplätze) und eine kurze Vorstellung des künftigen Teams.
Indem man auf E-Mail-Ketten verzichtet und stattdessen eine zentrale HR-Software nutzt, in der alle Beteiligten (HR, IT, Führungskraft, Mitarbeitender) in einem gemeinsamen Workflow arbeiten.
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