Dokumentation: Personalrampe Digital
Ihre Anleitung zur KI-gestützten Digitalisierung von Personalakten.
Produktübersicht
Kurzbeschreibung
Personalrampe Digital digitalisiert Personalakten mit moderner KI, strukturiert unübersichtliche Dokumente und macht exportfertige HR-Daten und KI-Insights verfügbar.
Problemstellung
In vielen Unternehmen liegen Personalakten als PDFs oder Papierdokumente vor. Informationen sind schwer durchsuchbar, zeitaufwendig auszuwerten und nicht ohne Weiteres für Analysen oder HR-Systeme nutzbar.
Lösungsansatz
Personalrampe Digital ermöglicht das sichere Hochladen von Mitarbeiterdokumenten, nutzt KI zur Texterkennung und Strukturierung und stellt die gewonnenen Daten über ein Dashboard, Filter, Exportfunktionen und einen KI-Assistenten zur Verfügung.
Hauptfunktionen
- Sicherer Login für berechtigte HR-Rollen mit E-Mail, Passwort oder Einmalcode (OTP) bzw. Magic Link.
- Rechteverwaltung auf Basis von Organisationen und Rollen, damit nur freigeschaltete HR-Personen Zugriff auf Personalakten erhalten.
- Mitarbeiterbereich mit Tabelle, Filtern, Spaltensichtbarkeit, Detail-Sidepanel und Exportfunktionen.
- Bulk-Upload von Mitarbeiterdokumenten direkt aus dem Dashboard.
- Automatische OCR-Texterkennung für hochgeladene PDF-Personalakten.
- KI-gestützte Strukturierung von Personaldaten zur Gewinnung von Feldern wie Name, Datum, Vertragsdaten und weiteren relevanten Informationen.
- KI-Chat-Assistent zur Auswertung der strukturierten HR-Daten (ohne direkte Anzeige von Volltext-Personalakten, außer wenn ein erweiterter Analysemodus explizit aktiviert wird).
- Feingranulares Berechtigungssystem, das steuert, wer Personalakten lesen, bearbeiten, löschen, Nutzer einladen, Nutzer verwalten oder den KI-Chat nutzen darf.
- Audit-Log-Ansicht, um Änderungen an Personaldaten und Aktionen im System transparent nachvollziehen zu können.
- Hintergrundprozesse für hängengebliebene Dokumentenverarbeitungen, die regelmäßig im Hintergrund laufen.
- Exportfunktionen für Mitarbeiterdaten in Standardformate (z. B. Excel/CSV) zur Weiterverarbeitung in anderen HR-Systemen.
Vorteile
- Schneller Überblick über alle Mitarbeitenden und zugehörigen Dokumente in einer zentralen Oberfläche.
- Wesentliche Inhalte aus Personalakten werden automatisiert erkannt und strukturiert, anstatt manuell aus PDF übertragen zu werden.
- Der KI-Assistent unterstützt bei Auswertungen und der Beantwortung komplexer Fragen auf Basis der strukturierten Daten, ohne dass HR selbst komplexe Abfragen formulieren muss.
- Feingranulare Rechte und Audit-Logs erhöhen Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit.
- Mehrere Exportoptionen ermöglichen eine einfache Integration in bestehende HR-Tools und Reportingprozesse.
Zielgruppen
- HR-Abteilungen, die große Mengen an PDF-Personalakten digitalisieren und auswertbar machen möchten.
- HR-IT- und People-Analytics-Teams, die strukturierte HR-Daten als Grundlage für Analysen benötigen.
- Geschäftsführung und Personalleitung, die verlässliche, strukturierte Personaldaten für Entscheidungen und Reporting brauchen.
- Organisationen, die KI-gestützte Datenanalyse nutzen wollen, ohne selbst eine komplexe KI-Infrastruktur aufzubauen.
Rollenmodell
Organisations-Inhaber:in
Hat die Organisation angelegt und trägt die höchste Verantwortung für Zugriffe und Sicherheit.
Rechte:
- Voller Zugriff auf alle Bereiche innerhalb der eigenen Organisation (Mitarbeiter, Dokumente, KI-Chat, Audit-Log, Einstellungen, Abrechnung, soweit vorhanden).
- Kann weitere Nutzer:innen einladen und ihnen Rechte zuweisen.
- Kann Einstellungen zu Datenschutz, rechtlichen Texten und Sicherheitsfunktionen verwalten.
HR-Administrator:in
Verantwortet die operative Pflege von Mitarbeiterdaten und Dokumenten und steuert, wer im HR-Team welche Berechtigungen hat.
Rechte:
HR-Mitarbeiter:in
Arbeitet im Tagesgeschäft mit Personalakten, ohne zwingend alle administrativen Aufgaben zu übernehmen.
Rechte:
Nur-Lesen-Rolle
Nutzer:in mit Leserechten, z. B. für Revision, Compliance oder Management.
Rechte:
Onboarding Guide
Erste Anmeldung
Schritte
- Sie erhalten die Login-URL und ggf. eine Einladung per E-Mail von Ihrer HR- oder IT-Abteilung.
- Auf der Login-Seite wählen Sie die Anmeldemethode: Entweder E-Mail + Passwort oder E-Mail + Einmalcode/Magic Link.
- Es gibt keinen separaten „Passwort vergessen“-Button. Wenn Sie Ihr Passwort zurücksetzen müssen oder keinen Zugriff mehr haben, wenden Sie sich an Ihr HR-Team oder den Support, damit ein neues Passwort oder ein neuer Zugang vergeben wird.
- Nach erfolgreicher Authentifizierung werden Sie zur Willkommensseite oder direkt in den Dashboard-Bereich (z. B. Mitarbeitende) weitergeleitet.
Passwort, OTP und Magic Link
- Personalrampe Digital unterstützt Login mit klassischem Passwort sowie mit Einmalcode (OTP) oder Magic Link.
- Beim Login mit Passwort geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
- Beim Login mit Einmalcode/Magic Link geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und erhalten anschließend per E-Mail entweder einen einmal gültigen Code oder einen Link, mit dem Sie sich direkt anmelden können.
- Die Art des Einmalcodes und die Details des Versands werden vollständig im Hintergrund gesteuert; im Produkt sehen Sie lediglich, dass Sie einen Code oder Link per E-Mail erhalten.
- Wenn Sie wiederholt keine E-Mail erhalten, prüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner und kontaktieren Ihr HR- oder IT-Team.
Einladung durch Admin
Ablauf
- HR oder die/der Organisations-Inhaber:in lädt neue Nutzer:innen über die Benutzerverwaltung ein.
- Eingeladene Personen erhalten eine E-Mail mit Einladungslink und Informationen zu ihren Rechten (z. B. Leserechte, Bearbeitungsrechte, KI-Chat).
- Nach Registrierung und Login stehen den Eingeladenen die freigegebenen Bereiche automatisch zur Verfügung.
- Mitarbeitende des Unternehmens, die keine HR-Aufgaben haben, werden nicht in Personalrampe Digital eingeladen und haben keinen Zugang.
Hinweise zu Datensicherheit
- Die Einladung von Personen, die auf Personalakten zugreifen sollen, liegt vollständig in der Verantwortung des Kundenunternehmens: Nur vertrauenswürdige Personen sollten eingeladen werden.
- Das System kann Hinweise anzeigen (z. B. externe Domains), ersetzt aber nicht die interne Freigabeprozesse, Richtlinien oder Abstimmungen mit Datenschutz und IT.
- Einladungs- und Login-E-Mails enthalten keine sensiblen HR-Inhalte, sondern nur technische Informationen zum Zugang.
Erstes Setup im System
Organisation anlegen
- Beim ersten Start legen Sie Ihre Organisation an oder werden automatisch einer bestehenden Organisation zugeordnet.
- Sie vergeben einen Namen für Ihre Organisation und definieren ggf. interne Bezeichnungen (z. B. für Standort oder Gesellschaft).
Grundkonfiguration
- Einrichtung der Basiseinstellungen (z. B. Sprache, Zeitzone, rechtliche Hinweise).
- Überprüfung der Hinweise zu Datenschutz und Datenverarbeitung, die in den bereitgestellten deutschen und englischen Dokumenten beschrieben sind (Impressum, Datenschutzerklärung, AGB, Auftragsverarbeitung, Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten).
- Optional: Definition interner Richtlinien, welche Dokumente hochgeladen werden sollen und wer welche Rechte in Personalrampe Digital erhält.
Seitenkatalog
Hinweis
Die wichtigsten Seiten werden aus Sicht der Endnutzer:innen beschrieben. Interne API-Routen und technische Endpunkte werden nicht aufgeführt. Es gibt bewusst keine separate Marketing-Startseite; die Anwendung startet für Nutzer:innen mit Login-/Signup-Ansicht.
Seiten
Login
Zweck
Anmeldeseite für alle berechtigten Nutzer:innen der Plattform (HR, Management, Revision/Compliance). Mitarbeitende nutzen diese Seite nicht.
Zugriff
Öffentlich zugänglich, Anmeldung nur mit gültigen Zugangsdaten möglich.
Felder
Bedeutung
Geschäftliche E-Mail-Adresse der Nutzerin bzw. des Nutzers.
Validierung
Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein; bei erfolglosen Logins erscheint eine Fehlermeldung.
Pflichtfeld
Bedeutung
Entweder ein fest vergebenes Passwort oder ein einmaliger Login-Code (OTP), abhängig von der Konfiguration.
Validierung
Muss mit den hinterlegten Daten bzw. dem aktuell gültigen Einmalcode übereinstimmen.
Pflichtfeld
Buttons
Funktion
Startet den Authentifizierungsprozess. Bei Erfolg werden Nutzer:innen in ihren persönlichen Dashboard-Bereich weitergeleitet.
Besonderheiten
- Es gibt keinen „Passwort vergessen“-Button. Passwort-Resets erfolgen über interne Support-Prozesse (z. B. HR oder IT, die neue Zugangsdaten oder Einladungen ausstellen).
- Bei der Nutzung von Einmalcodes oder Magic Links wird nach Eingabe der E-Mail-Adresse eine E-Mail mit Code oder Link versendet.
Typische Fragen
- Was tun, wenn der Login-Code nicht ankommt? Prüfen Sie den Spam-Ordner und die hinterlegte E-Mail-Adresse; bei wiederholten Problemen kontaktieren Sie Ihr HR- oder IT-Team.
- Was tun, wenn ich mein Passwort vergessen habe? Kontaktieren Sie Ihr HR- oder IT-Team, damit Ihr Zugang neu gesetzt oder eine neue Einladung verschickt wird.
Signup
Zweck
Registrierung neuer Nutzer:innen, typischerweise im Rahmen eines Einladungs- oder Self-Sign-up-Prozesses für HR-Rollen.
Zugriff
Öffentlich, aber nur sinnvoll in Verbindung mit einer Einladung oder klar kommunizierten Self-Service-Prozessen für HR-Teams.
Inhalte
- Eingabefelder für E-Mail und ggf. Name.
- Hinweise zu Datenschutz und Nutzungsbedingungen.
- Informationen, ob der Zugang im Rahmen einer Einladung erstellt wird.
Besonderheiten
- Mitarbeitende ohne HR-Aufgaben registrieren sich hier nicht.
- Die Registrierung wird in der Regel durch eine Einladung aus dem System ausgelöst.
Dashboard Employees
Zweck
Zentrale Ansicht aller Mitarbeitenden mit ihren erfassten Daten und verknüpften Dokumenten.
Zugriff
Nur für Nutzer:innen mit Leserechten auf Personalakten.
Inhalte
- Titel „Employees“ mit Untertitel „Manage your employee data and custom attributes.“
- Große Tabelle mit Mitarbeitenden, Spalten können gefiltert, sortiert, ein- und ausgeblendet werden.
- Spalten für sensible Informationen (private E-Mail, Telefonnummer, Geburtsdatum, Austrittsdatum) sind standardmäßig ausgeblendet und können gezielt eingeblendet werden.
- Detail-Sidepanel je Mitarbeitenden zur Anzeige und Bearbeitung der strukturierten Felder und verknüpften Dokumente.
Aktionen
- Suche über alle Mitarbeitenden.
- Filterung und Sortierung nach Spalten (z. B. Name, Personalnummer, Status).
- Anpassen der sichtbaren Spalten.
- Export der aktuell angezeigten Mitarbeitenden in verschiedene Formate (z. B. Excel/CSV).
- Öffnen eines Detail-Sidepanels für eine einzelne Person, um alle Felder und Dokumente dieser Person zu sehen und zu bearbeiten.
- Bulk-Upload von Dokumenten über den Button „Upload Documents“, der einen Upload-Dialog öffnet.
Rollenbedingungen
- Nur Nutzer:innen mit Berechtigung zum Lesen von Personalakten sehen die Tabelle.
- Nur Nutzer:innen mit Berechtigungen zum Anlegen/Bearbeiten oder Organisations-Inhaber:innen sehen den Button für Dokumenten-Uploads.
Dashboard Chat
Zweck
Chatbasierte Auswertung der strukturierten HR-Daten durch einen KI-Assistenten.
Zugriff
Nur für Nutzer:innen mit freigeschaltetem KI-Chat-Recht.
Inhalte
- Chatoberfläche mit Nachrichtenverlauf.
- Möglichkeit, Fragen zu den vorliegenden strukturierten Personaldaten zu stellen (z. B. „Zeig mir alle Mitarbeitenden mit befristeten Verträgen“).
Aktionen
- Stellen von Freitextfragen an den KI-Assistenten.
- Optionales Aktivieren eines erweiterten Analysemodus („Deep Analysis“), bei dem zusätzliche Informationen aus Personaldaten für präzisere Antworten genutzt werden. Dieser Modus ist klar als erhöhtes Risiko gekennzeichnet.
Hinweise Datenschutz
- Standardmäßig arbeitet der Assistent mit abstrahierten und strukturierten Daten.
- Wenn der erweiterte Analysemodus aktiviert wird, werden mehr Details aus den Personalakten an die KI übermittelt; dies ist im Interface deutlich gekennzeichnet und liegt in der Verantwortung der Nutzer:innen bzw. der Organisation.
Dashboard Audit Logs
Zweck
Transparente Einsicht, wer welche Daten wann geändert hat.
Zugriff
In der Regel nur für Administrator:innen und ggf. Revision/Compliance.
Inhalte
- Liste von Änderungen an Personaldaten und anderen relevanten Objekten.
- Informationen zu Zeitpunkt, Art der Änderung (z. B. Anlegen, Bearbeiten, Löschen) und verantwortlichem Nutzer.
Dashboard Settings
Zweck
Verwaltung von persönlichen und Organisations-Einstellungen.
Zugriff
Abhängig von der Rolle; Organisationseinstellungen sind typischerweise nur für Administrator:innen sichtbar.
Inhalte
- Persönliche Profileinstellungen (z. B. Name).
- Organisationsbezogene Einstellungen, z. B. Anzeigename der Organisation.
- Optional weitere Konfigurationen, die keinen direkten Einfluss auf intern genutzte technische Systeme haben.
Billing
Zweck
Verwaltung rechtlicher Zustimmung und Zugang zu Abrechnungsinformationen.
Zugriff
Nur für Organisations-Inhaber:innen oder Personen mit Abrechnungsrolle.
Inhalte Und Aktionen
- Anzeigen und Bestätigen der AGB, Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvereinbarung.
- Direkte Auswahl zwischen Online-Zahlung (Kreditkarte, Apple/Google Pay) und Kauf auf Rechnung.
- Sofortige Freischaltung aller Funktionen ohne manuelle Prüfung oder Wartezeit.
- Link zum Abrechnungsportal zur Verwaltung von Zahlungsdaten und Rechnungsdownload.
HR Workflow
Beschreibung
So nutzen HR und Verantwortliche Personalrampe Digital vom ersten Upload bis zu Export und KI-Auswertung.
Schritte
- Organisation einrichten: Administrator legt die Organisation an, prüft rechtliche Dokumente und richtet grundlegende Einstellungen ein.
- Nutzer:innen einladen: HR lädt Teammitglieder mit passenden Rechten ein (z. B. Leserechte, Bearbeitungsrechte, KI-Chat-Nutzung).
- Mitarbeitende erfassen: HR erfasst oder importiert Stammdaten von Mitarbeitenden über die Mitarbeitertabelle.
- Dokumente hochladen: Über den „Upload Documents“-Dialog werden Personalakten (z. B. Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse) dem System hinzugefügt und den relevanten Personen zugeordnet.
- Dokumentenverarbeitung: Die Plattform verarbeitet Dokumente im Hintergrund, liest Inhalte via OCR aus und strukturiert relevante Informationen.
- Daten prüfen: HR prüft, ob die extrahierten Daten korrekt sind, ergänzt fehlende Felder und korrigiert bei Bedarf KI-Ergebnisse.
- KI-Assistent nutzen: HR stellt dem KI-Assistenten Fragen zu Personal- und Vertragsdaten, um Auswertungen zu erzeugen oder Muster zu erkennen.
- Export für weitere Systeme: Bei Bedarf exportiert HR strukturierte Daten, um diese in andere HR-Systeme, Reporting-Tools oder Excel weiterzugeben.
Mitarbeiter Workflow
Beschreibung
Personalrampe Digital ist bewusst als Tool für HR, Management und bestimmte Fachrollen (z. B. Revision/Compliance) ausgelegt. Mitarbeitende selbst nutzen die Plattform in der Standardkonfiguration nicht direkt.
Beispiele
- Mitarbeitende laden keine Dokumente hoch und ändern keine Daten in Personalrampe Digital. Stattdessen stellt das HR-Team sicher, dass alle relevanten Dokumente vollständig und korrekt vorliegen.
- Anfragen von Mitarbeitenden zu ihren Daten werden nach wie vor über etablierte HR-Kanäle (z. B. E-Mail, HR-Portal) abgewickelt. HR kann die strukturierten Daten aus Personalrampe Digital für die Bearbeitung dieser Anfragen nutzen.
- Falls ein Unternehmen in Zukunft Self-Service-Rechte einführen möchte, wird dies gesondert geplant und unter Einbezug von Datenschutz und Mitbestimmung bewertet. Standardmäßig ist dies nicht vorgesehen.
Dokumenten- und Analyse-Workflow
Beschreibung
Personalrampe Digital beschäftigt sich mit dem Lebenszyklus von HR-Dokumenten/Personalakten und deren KI-gestützte Auswertung.
Schritte
- Dokumenteingang: HR lädt neue Personalakten hoch (einzeln oder im Bulk).
- Vorverarbeitung: Das System ordnet die Dokumente den richtigen Mitarbeitenden zu.
- Texterkennung: Eine OCR-Komponente extrahiert den Textinhalt aus den PDFs.
- Strukturierung: Ein KI-Modell erkennt relevante Informationen (z. B. Namen, Vertragsbeginn, Befristung, Stellenbezeichnungen) und schreibt diese in strukturierte Felder.
- Validierung: HR prüft und korrigiert bei Bedarf die strukturierten Daten, insbesondere in sensiblen Fällen.
- Analyse: Die strukturierten Daten stehen für Tabellenansicht, Filter, Export und KI-Chat zur Verfügung.
- Nachverfolgung: Audit-Logs halten fest, welche Änderungen an den Daten vorgenommen wurden.
Statusmodell
- Neue Dokumente: kürzlich hochgeladen, in Verarbeitung.
- Verarbeitete Dokumente: OCR und KI-Extraktion abgeschlossen, Daten stehen zur Verfügung.
- Fehlerfälle: Bei technischen Problemen oder unklaren Dokumenten kann HR die Verarbeitung erneut anstoßen; Hintergrundjobs versuchen, hängengebliebene Vorgänge zu retten.
Deep Analysis Modus
- Standardmodus: Der KI-Assistent arbeitet mit strukturierten, abstrahierten Daten. Personaldokumente werden nicht im Volltext an die KI durchgereicht.
- Erweiterter Analysemodus: Kann optional aktiviert werden und ist im Interface klar als Modus mit reduzierter Datensparsamkeit gekennzeichnet. In diesem Modus nutzt die KI detailliertere Informationen aus den Personalakten, um Antworten zu generieren.
- Verantwortung: Die Verantwortung für die Nutzung des erweiterten Analysemodus (einschließlich möglicher Weitergabe sensibler Informationen an verwendete KI-Technologien) liegt bei der kundenseitigen Organisation; dies ist in den rechtlichen Dokumenten erläutert.
Reporting Analytics
Dashboard und Listenansichten
- Die Mitarbeiterliste mit Filter-, Such- und Exportoptionen bildet die Basis für Auswertungen.
- Durch strukturierte Felder können z. B. Listen nach Vertragsart, Standort oder Austrittsdatum erstellt werden.
KI Assistent
- Der KI-Assistent ergänzt klassische Listen- und Exportfunktionen, indem er komplexe Fragen in natürlicher Sprache beantwortet (z. B. „Zeig mir alle Mitarbeitenden mit befristeten Verträgen, die in den nächsten 6 Monaten auslaufen“).
- Dies erleichtert Auswertungen, ohne manuell mehrere Filter kombinieren zu müssen.
Audit Logs
- Audit-Logs erlauben die Nachvollziehbarkeit von Anpassungen an Personaldaten.
- Sie können für interne Revisionen, Compliance-Auswertungen oder Datenschutzprüfungen genutzt werden.
Troubleshooting
Login-Code oder Einladungs-E-Mail kommt nicht an ▼
Mögliche Ursachen:
- E-Mail im Spam-Ordner gelandet.
- E-Mail-Adresse wurde falsch eingegeben.
- Unternehmensinterner E-Mail-Filter blockiert die Nachricht.
Lösung:
- Spam-Ordner prüfen und Absenderadresse auf die Allowlist setzen.
- Bei HR prüfen lassen, ob die richtige E-Mail-Adresse im System hinterlegt ist.
- IT-Abteilung bitten, E-Mail-Filterregeln zu prüfen.
Hochgeladene Dokumente erscheinen nicht in der Übersicht ▼
Mögliche Ursachen:
- Die Dokumentverarbeitung befindet sich noch im Gange.
- Dokumente wurden keiner Person zugeordnet oder die Zuordnung war fehlerhaft.
- Ein temporärer Fehler unterbrach die Verarbeitung.
Lösung:
- Einige Minuten warten, damit Hintergrundprozesse abschließen können.
- Prüfen, ob Dokumente im Mitarbeiter-Detailpanel korrekt zugeordnet sind.
- HR oder IT kontaktieren, damit bei wiederholten Problemen Logs überprüft werden.
Ich sehe weniger Spalten als erwartet in der Mitarbeitertabelle ▼
Mögliche Ursachen:
- Sensiblere Spalten (z. B. Privat-E-Mail, Geburtsdatum, Austrittsdatum) sind standardmäßig ausgeblendet.
- Persönliche Spaltenkonfiguration wurde verändert.
Lösung:
- Im Spaltenmenü die gewünschten Felder wieder einblenden.
- Standardansicht zurücksetzen, falls diese Option angeboten wird.
KI-Assistent gibt sehr allgemeine Antworten ▼
Mögliche Ursachen:
- Es sind noch nicht genügend strukturierte Daten vorhanden.
- Die Frage ist zu allgemein formuliert.
Lösung:
- Zunächst sicherstellen, dass relevante Dokumente hochgeladen und verarbeitet wurden.
- Fragen präziser stellen, z. B. mit konkreten Zeiträumen oder Attributen.
- Den erweiterten Analysemodus nur nach bewusster Abwägung der Sicherheit aktivieren.
FAQ
Wie starte ich mit Personalrampe Digital? ▼
Legen Sie Ihre Organisation an, prüfen Sie rechtliche Dokumente, laden Sie ein kleines HR-Team ein und testen Sie mit einigen Personalakten den Upload und die KI-Verarbeitung.
Wie definiere ich, wer Personalakten sehen darf? ▼
Nutzen Sie die Benutzerverwaltung und vergeben Sie Rechte so, dass nur befugte Personen Zugriff erhalten (z. B. HR-Team, bestimmte Admins, Revision).
Kann ich externe Dienstleister im System arbeiten lassen? ▼
Technisch ist dies möglich, wenn Sie diese einladen und berechtigen. Prüfen Sie jedoch aus Datenschutz- und Compliance-Sicht sehr genau, wer Zugriff auf Ihre Personalakten erhält.
Welche Dokumente eignen sich für den Upload? ▼
Typischerweise Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Bescheinigungen, Zeugnisse und andere relevante Personalakten im PDF-Format.
Wie gehe ich mit fehlerhaften KI-Extraktionen um? ▼
Überprüfen Sie die strukturierten Felder und korrigieren Sie diese manuell; das System speichert die korrigierten Werte.
Wie kann ich Daten an andere HR-Systeme übergeben? ▼
Nutzen Sie die Exportfunktion der Mitarbeitertabelle und importieren Sie die Dateien in Ihr Zielsystem.
Habe ich als Mitarbeiter:in Zugriff auf meine Personalakte? ▼
Standardmäßig nicht. Personalrampe Digital ist ein HR-Tool und wird nur von berechtigten HR- und Management-Rollen genutzt. Informationen zu Ihren Daten erhalten Sie wie gewohnt über Ihre HR-Abteilung.
Welche externen Dienste werden verwendet? ▼
Personalrampe Digital setzt auf eine moderne Cloud-Architektur mit europäischen Rechenzentrums-Standorten. Die konkret eingesetzten Dienstleister sind in den Datenschutzunterlagen beschrieben.
Wo liegen die Daten? ▼
Die Infrastruktur ist so konzipiert, dass alle Kernsysteme in europäischen Rechenzentren betrieben werden; genaue Standorte und Rechtsgrundlagen sind in den Datenschutzunterlagen dokumentiert.
Wie erfolgt die Authentifizierung? ▼
Nutzer:innen melden sich per E-Mail-Adresse mit Passwort oder Einmalcode/Magic Link an. Die genaue technische Umsetzung ist abstrahiert; IT-Abteilungen sehen im Produkt nur die relevanten Oberflächen und rechtlichen Hinweise.
Best Practices
Rollout
- Starten Sie mit einer begrenzten Anzahl an Mitarbeitenden oder einem Teilbereich, um den Upload- und Verarbeitungsprozess zu testen.
- Definieren Sie klare Richtlinien, welche Dokumente hochgeladen werden und wie lange Originaldokumente zusätzlich aufbewahrt werden.
Einführung
- Schulen Sie HR-Mitarbeitende kurz zur Bedienung des Upload-Dialogs, der Mitarbeitertabelle und des KI-Assistenten.
- Kommunizieren Sie offen, dass KI bei der Strukturierung unterstützt, die Verantwortung für die finale Datenqualität aber bei HR bleibt.
Kommunikation
- Informieren Sie interne Stakeholder (HR, Datenschutz, IT, ggf. Betriebsrat) frühzeitig über Zweck, Funktionsweise und eingesetzte externe Dienstleister.
- Dokumentieren Sie intern, welche Rollen welche Rechte in Personalrampe Digital erhalten.
Analyse und Reporting
- Nutzen Sie die Exportfunktionen und den KI-Assistenten ergänzend: Exporte für standardisierte Reports, KI für schnelle Ad-hoc-Fragen.
- Verwenden Sie Audit-Logs zur regelmäßigen Überprüfung, ob nur befugte Personen Änderungen an sensiblen Daten vornehmen.